企業文化對防弊的重要性

發表時間:2020-11-27 點閱:67
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Photo by Alex Kotliarskyi on Unsplash

 

要預防舞弊發生,其中一個重要因素,就是舞弊風險管理框架要素一的「舞弊風險治理」,而這個要素有很大一部分,是根植於誠實正直的「企業文化」。我知道,不少人根本不吃這套,覺得企業文化這個東西很虛,不如真槍實彈的去偵測或抓出舞弊。

 

如果你也這麼想,那請聽個故事後,再去抓舞弊也不遲。

 

多年前,南部某個醫療器具製造商幹得有聲有色,於是動了上市櫃的念頭。我身為輔導團隊一員,因為必須了解重要的企業流程,所以和各部門主要成員逐漸熟稔,閒聊之餘也解答了一個一直存在心中但不敢明問的疑惑:為什麼某位掌握採購大權的大嗓門阿姨(以下簡稱吵姨),不僅專業不足,回扣收很大的傳聞早已鬧得沸沸揚揚(據說蓋新廠時建商還送了她幾棟房子酬謝),老闆娘怎麼還這麼挺她呢?曾經有人向老闆娘告狀,老闆娘卻說「這個吵姨最正直忠心,是不可能拿錢的。」(接著驕傲的打開抽屜拿出一疊鈔票)……「因為供應商的賄款,她都交給我了。」

 

除了會上繳賄款(但不會笨到拿出房子)以外,吵姨會這麼紅,還有一個原因──老闆當初搞小三、對象還是公司同事時,全世界都知道,就只有老闆娘不知道,直到吵姨偷偷告訴她,她才沒被瞞在鼓裡。也難怪這對主僕之間有如此堅定的忠誠與信任,畢竟是革命情感。在這種氛圍下,有再先進的舞弊偵測演算法、或是再努力查弊的員工,調查結果送上去,你覺得會是吵姨走,還是你先被弄走呢?

 

而且到現在,這家公司仍然還沒上市櫃。

 

反觀台積電,根據報導,創辦人張忠謀夫人張淑芬有次將幾本台積電筆記本放在家中,張忠謀見到後不是問她要送給誰,而是問:「妳拿這幾本有沒有付錢(給台積電)呀?」,然後說明他為什麼要求要付錢的原因。此外,張忠謀為了避嫌,從來不邀請兩位接班人劉德音與魏哲家到家裡吃飯,當然也沒去過他們家聚餐。為了打造誠正的團隊,創辦人的生活往往得這麼樸實無華,且枯燥。

 

老闆對企業文化的影響,絕對有舉足輕重的地位,而企業文化對於防弊來說,也絕對是最重要因素。如果老闆已經行得正、坐得直,培養出了高道德的企業文化,但仍有極少數不肖員工舞弊,造成公司損失怎麼辦?又或是舞弊風險評估所挑選出來的舞弊情境,在現階段沒有足夠資源解決,或是根本沒有辦法解決,怎麼辦?

 

採取職務輪調或強制休假,有嚇阻作用

 

2017年8月,瑞芳郵局張姓金牌業務員侵占保費案爆發,前中華郵政代理董事長王國材在面對立委質詢時曾說過:「現在郵局很多人都是同一個職務一做20、30年,彼此太熟悉也很信任,但反而易發生疏忽的問題,未來會朝落實輪調制度改善。」

 

採用輪調制度確實可以有效預防舞弊,不過有三件事情要注意:

 

(一)不是任何職務都可以互相輪調的,比方說,人資轉研發、總務轉業務,對員工來說是極度跨領域,挑戰過大。在同一領域輪調,會是比較可行的方法,如採購從原本負責的金屬件轉到委外加工,會計從應收轉到應付等,都是常見的做法。

 

(二)如果沒有完善的標準作業程序或是交接,那麼對公司和員工來說,過渡期絕對是個大災難。(三)輪調後資訊系統內的權限務必隨之調整,否則輪調越多次,老員工最後集滿ERP權限,就可以用來兌換好幾次舞弊機會了。

 

如果真的無法職務輪調,那麼可以參考外商金融業常用的「強制休假制度」(complianceleave),強迫員工連休一個星期以上的長假,讓代理人有機會發現平常遭掩蓋的舞弊行為,進而產生嚇阻作用。

 

設計舞弊認知教育訓練

 

「不要假設員工都知道」,是在設計舞弊認知教育訓練時,非常重要的一個假設。修過審計學的人都知道,「管錢又管帳」是內控大忌,是基本常識才對,結果一堆外商在台子公司,幾乎都犯了這個絕不應該犯的錯。很多新人剛進入公司,還是白紙一張,看事情還能保有客觀的角度,正直與道德尚存。在逐漸染黑的過程中,如果沒有人告訴他們:你們心中的疑惑是對的、那些你們看不慣的行為確實違反公司的道德準則,那麼他們有可能一起沉淪,把這一切不堪視為理所當然,然後繼續影響新的員工,或是選擇離開這個奇怪的公司。

 

因此,在每次的舞弊認知教育訓練中一定要告知員工:公司的道德準則是什麼、什麼樣的行為是舞弊、公司怎麼處理舞弊、發現舞弊該如何舉報、舉報的方式等等,讓良知尚存的新人知道他們並不孤單,讓所有員工都沒有藉口再說「公司沒說不能拿供應商禮物卡」,讓舞弊犯知道公司正在監控,而且只要發現絕不寬貸,就達成教育訓練的目的了。

 

為了讓這個嚴肅的議題收到好的成效,有時必須發揮一點創意,讓員工願意聽下去。有獎徵答是一個不錯的選項,講述公司實際處理的舞弊案例也很好,能邀請曾經舞弊的員工來分享後悔的心得更棒。大陸電商京東更有創意,2019年安排一些員工參訪北京市第一看守所,實際感受觸法後如何在押、如何與外界隔絕。一位參訪的主管就說:「自由是最大的財富。」

 

我想,這比在台上講得口沫橫飛,更有威嚇力。

 

♦本文摘錄自《財星500大企業稽核師的舞弊現形課:行賄、挪用、掏空、假帳, 直搗企業治理漏洞, 掃除財務地雷》

 

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